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Mitarbeiter anlegen und verwalten

Einleitung

In den folgenden beiden Menüpfaden werden die Mitarbeiter Ihres Unternehmens angelegt und verwaltet. Da die Daten der Bürger gesetzlich geschützt sind, ist es äußerst wichtig, dass die Informationen zu jedem Mitarbeiter privat und vertraulich behandelt werden. Zu diesem Zweck wurde ein umfassender Sicherheitscheck implementiert, der es ausschließlich autorisierten Mitgliedern der Belegschaft ermöglicht, auf diese Informationen zuzugreifen. Ohne das Zugriffsrecht auf das Menü HR und seine Funktionen kann die Mitarbeiterverwaltung nicht geöffnet werden. Personen, die diesen Zugriff nicht besitzen, können daher die privaten Daten eines Mitarbeiters, Kreditors oder Debitors weder zur Ansicht aufrufen noch bearbeiten.

Siehe: Sicherheitszugriffe anlegen und verwalten

Dieses Dokument beschreibt den Reiter Allgemein, der die generellen Informationen zu einem Mitarbeiter enthält, wie z. B. persönliche Daten sowie Details zum Dienstverhältnis. Alle weiteren relevanten Reiter der Mitarbeiterverwaltung können Sie über die Links im unteren Bereich Zugehörige Dokumente aufrufen.

Hinweis: In diesem Dokument werden nur die Reiter beschrieben, die für ERP relevant sind.

Menüpfade

• HR/Buchungserfassung/Meine Akte: Zum Aufrufen Ihrer eigenen Mitarbeiterverwaltung gehen Sie in dieses Menü.
• HR/Buchungserfassung/Meine Akte, HR/Personen/Verwalten:: Zum Anlegen neuer Mitarbeiter gehen Sie in diese Menüs und klicken im Auswahlfenster auf den Button Neu.
• HR/Personen/Verwalten: Zum Bearbeiten von Mitarbeitern gehen Sie in diese Menüs, markieren im Auswahlfenster einen Mitarbeiter und klicken auf den Button Öffnen.

Beschreibung

Kopfbereich

Art / ID / Anwendername

• Art: In diesem Listenfeld ordnen Sie der Person eine Art der Personalzugehörigkeit zu:
  
  
  
  Hinweis: Als Standardart ist Mitarbeiter voreingestellt.
  
• ID: In diesem Feld geben Sie die Mitarbeiter-ID ein. Bei der Neuanlage wird vom System automatisch die nächst höhere, verfügbare Nummer eingeschrieben. Die Eingabe einer ID ist Pflicht. Sobald der Datensatz gespeichert wurde, kann die ID nicht mehr geändert werden.
• Anwendername: Tragen Sie den (maximal 4-stelligen alphanumerischen) Anwendernamen der Person ein, z. B. die ersten Buchstaben seines Nachnamens. Die Eingabe ist Pflicht. Wenn Sie keinen Namen zuordnen, wird beim Speichern automatisch die ID in den Anwendernamen übernommen.

Anreden / Initialen / Vorsatz. / Zusatz.

• Anreden: Aus diesem Browser kann eine Anrede für den Mitarbeiter gewählt werden. Diverse Optionen sind bereits vom System festgelegt, z. B. HERR. Über den Button Öffnen können die Anreden (mit Ausnahme des Anredecodes) geändert werden. Über den Button Neu können weitere Anreden angelegt werden.
  
  
  
  
• Initialen: In diesem Feld können die Initialen der Person eingegeben werden.
• Vorsatz./Zusatz.: Aus diesen Listenfeldern können vorgegebene Namensvorsatz- und Namenszusatzwörter ausgewählt werden. Die Zusätze bezeichnen Adelstitel.
  
  

Vorname / Zweiter Vorname

• Vorname: Geben Sie den ersten Vornamen der Person ein.
• Zweiter Vorname: Geben Sie einen zweiten Vornamen der Person ein.

Nachname / Geburtsname

• Nachname: Geben Sie den Nachnamen der Person ein. Diese Eingabe ist Pflicht.
• Geburtsname: Geben Sie den Geburtsnamen der Person ein.

• Geschlecht: Aus diesem Listenfeld kann das Geschlecht der Person ausgewählt werden.
  Hinweis: Voreingestellt ist die Option Männlich. Wenn der Vorname, und damit das Geschlecht der Person nicht bekannt ist, wählen Sie die Option Unbekannt.
  
  
  
• Anrede: In diesem Feld können Sie eine Anrede für die Person eingeben, entweder diejenige, die auch im Browser Anrede gewählt wurde, oder eine beliebige andere.

Nationalität / Sprache

• Nationalität: Über dieses Browserfeld kann die Nationalität der Person aus dem Browser der Länder ausgewählt werden.
  
  
  
  Siehe: Länder anlegen und verwalten
  
• Sprache: Über dieses Browserfeld kann die Muttersprache der Person ausgewählt werden oder auch die Sprache, in der die Person im Rahmen ihrer Tätigkeit spricht.
  
  

 Foto

 Unterschrift

Bereich Personal

Anschrift 1 / Nr.

• Anschrift 1: Hier wird die erste Zeile der Privatanschrift der Person eingegeben.
• Nr.: Hier wird die Hausnummer der Privatanschrift eingegeben.
  
•  Anschrift: Post: Über dieses (hinter dem Feld Nr. liegendes) Icon wird das Fenster mit der Postanschrift geöffnet:
  
  
  
  Hinweis: Wenn Sie die Checkbox Verwendung: Privatanschrift markieren, wird die Privatanschrift als Standardanschrift verwendet.

Anschrift 2 / Postleitzahl

• Anschrift 2: Hier wird die zweite Zeile der Privatanschrift der Person eingegeben.
• Postleitzahl: Hier wird die PLZ der Privatanschrift der Person eingegeben.

Ort / Land / Bundesland

• Ort: Eingabe des Ortes der Privatanschrift.
• Land: Wählen Sie aus dem Browser Länder das Land der Privatanschrift aus. Diese Eingabe ist Pflicht.
  Siehe: Länder anlegen und verwalten
  
• Bundesland: Wählen Sie aus dem Browser Staat/Bundesland ein zum Land gehörendes Gebiet aus (Bundesland, Region etc.).
  
  
  
  Hinweis: Wenn ein Land gewählt wurde, enthält dieser Browser nur die zu dem Land gehörenden Gebiete.

Telefon / Handy

• Telefon: Eingabe der privaten Festnetznummer der Person.
• Handy: Eingabe der privaten Handynummer der Person.

E-Mail

Eingabe der privaten E-Mail-Adresse der Person.

 E-Mail

Geburtsort / Datum

• Geburtsort: Eingabe des Geburtsortes der Person.
• Datum: Datumsfeld zur Auswahl des Geburtsdatums der Person.

Land

Vorsatzwort / Zusatzwort

Familienstand / Datum

• Familienstand: Listenfeld zur Auswahl des Familienstandes der Person. Vorgegeben sind folgende Optionen:
  
  
  
  Hinweis: Als Standard wird Ledig voreingestellt.
  
• Datum: In diesem Feld kann das Datum erfasst werden, seit dem der Familienstand gültig ist.
  Hinweis: Das Feld ist deaktiviert, wenn der Familienstand Ledig gewählt wurde.

Sozialvers.-Nr. / (EU)

• Sozialvers.-Nr.: Eingabe der Sozialversicherungsnummer für einen Mitarbeiter.
• (EU): Eingabe der für die Europäische Union gültigen Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters.

Methode / Bankkonto

• Methode: Wählen Sie aus diesem Listenfeld eine der folgenden Zahlungsmethoden aus, über die standardmäßig an die Person gezahlt werden soll:
  
  
  
  Hinweis: Das Feld Methode ist nur dann aktivierbar, wenn im Bereich Dienstverhältnis ein Kreditor gewählt wurde.
  
• Bankkonto: Wählen Sie aus dem Browser Bankkonten eine Banknummer für die Person aus.
  
  
  
  Auf diese Kontonummer werden unter bestimmten Bedingungen Zahlungen an einen Mitarbeiter geleistet, z. B. wenn Ihr Unternehmen die Kosten für die Einladung eines Mitarbeiters einer Tochtergesellschaft trägt, mit dem eine Gespräch geführt werden soll.
  
  Hinweis: Das Feld Bankkonto ist nur dann aktivierbar, wenn im Bereich Dienstverhältnis ein Kreditor gewählt wurde.
  
  Siehe: Bankkontonummern anlegen und verwalten

Bereich Vertrag

Berufsbezeichng.

Startdatum / Nicht aktiv / Grund Ende Dienstverh.

• Startdatum: Aus diesem Datumsfeld wird das mutmaßliche Datum des Beginns eines Dienstverhältnisses ausgewählt. Bei der Neueingabe wird standardmäßig das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Neben dem Feld wird in diesem Fall die Anzahl der Dienstjahre mit '0 Jh' (0 Jahre) angegeben. Bei bereits angelegten Personen werden die Dienstjahre mit maximal zwei Dezimalstellen angezeigt, in unserem Beispiel '10,95 Jh'.
  
• Nicht aktiv: Aus diesem Datumsfeld wird das Datum des Endes eines Dienstverhältnisses ausgewählt.
  
•  Grund Ende Dienstverh.: Über Klick auf dieses Icon wir ein Fenster aufgerufen, in dem Sie den Grund für die Kündigung eines Mitarbeiters eingeben können. Das Icon ist nur aktivierbar, wenn im Feld Nicht aktiv ein Enddatum gewählt wurde.
  
  

Hinweis: Der Status eines Mitarbeiters, der oben rechts im Verwaltungsfenster angezeigt wird, richtet sich nach den Eingaben in den Feldern Startdatum und Nicht aktiv. Folgende Optionen sind verfügbar:

• Aktiv: Der Mitarbeiter ist zum aktuellen Datum im Unternehmen beschäftigt. Bei der Neuanlage wird automatisch der Status Aktiv zugeordnet, da als Startdatum das aktuelle Datum voreingestellt ist.
• Angestellt: Das Dienstverhältnis des Mitarbeiters beginnt erst in der Zukunft. Das Startdatum muss in diesem Fall nach dem aktuellen Datum liegen.
• Nicht aktiv: Der Mitarbeiter ist nicht mehr im Unternehmen beschäftigt Im Feld Nicht aktiv muss in diesem Fall ein Datum eingegeben werden, das vor dem aktuellen Datum liegt.
  Hinweis: Das Feld Enddatum Vertrag wird automatisch mit dem Datum des Feldes Nicht aktiv gefüllt.

Enddatum Vertrag

Aus diesem Datumsfeld wird das Enddatum des Vertrags zu einem Dienstverhältnis ausgewählt.

Bereich Dienstverhältnis

Manager

Zugeordnete Mitarbeiter

Über dieses Icon wird ein Fenster aufgerufen, in dem alle Personen aufgelistet sind, die dem ausgewählten Manager zugewiesen sind.

Assistent

Kostenstelle

Aus diesem Browser wird die Kostenstelle ausgewählt, die einer Person zugeordnet ist. Dies ist ein Pflichtfeld.

Siehe: Kostenstellen anlegen und verwalten

Kostenträger

Aus diesem Browserfeld wird der Kostenträger ausgewählt, der einer Person zugeordnet ist.

Siehe: Kostenträger anlegen und verwalten

Hauptstandort / Standort

• Hauptstandort: Aus diesem Browser wird der Hauptstandort einer Person ausgewählt, d. h. der Ort, an dem sie üblicherweise anzutreffen ist.
  
  
  
• Standort: Aus diesem Browser wird der Standort des Büros einer Person ausgewählt, d. h. der Ort, an dem sie arbeitet.
  
  

Telefon / Durchwahl / Raum

• Telefon: Eingabe der Telefonnummer im Büro.
• Durchwahl: Eingabe einer Telefondurchwahl.
• Raum: Eingabe der Raumnummer im Büro.

Handy / Telefax

• Handy: Eingabe der geschäftlichen Handynummer.
• Telefax: Eingabe der geschäftlichen Telefaxnummer.

E-Mail / E-Mail

• E-Mail: Geben Sie hier die geschäftliche E-Mail-Adresse der Person ein.
• E-Mail: Über dieses Icon wird die E-Mail-Anwendung geöffnet, die Sie als Standard nutzen. Voraussetzung ist, dass der Person im vorigen Feld eine E-Mail zugewiesen wurde.

Kreditor / Debitor

• Kreditor: Sie können aus dem Browser Kontakte einen Kreditorencode an die Person koppeln.
  
  

• Debitor: Hier kann ein Debitor an den Mitarbeiter gekoppelt werden.
  
  Hinweis: Das Feld ist nur aktiviert, wenn das Browserfeld Kreditor gefüllt wurde.

Aktuelle Einstufung / Vorige

• Aktuelle Einstufung: Die aktuelle Leistung der Person kann bewertet werden, indem aus diesem Listenfeld eines der Kennzeichen A bis E gewählt wird.
• Vorige: Bewerten Sie die bisherige Leistung der Person, indem Sie aus diesem Listenfeld eines der Kennzeichen A bis E wählen.
  
  

Sicherheitsstufe / FTE

• Sicherheitsstufe: Geben Sie eine Sicherheitsstufe für die Person ein. Als Standard wird die Sicherheitsstufe eingegeben, die zur gewählten Berufsbezeichnung gehört.
  
  Siehe: Berufsbezeichnungen anlegen und verwalten

• FTE: Geben Sie in hier den Faktor der Arbeit des Mitarbeiters in Wochenstunden, gemessen am Vollzeitequivalent (Full Time-Equivalent) ein. Als Standard ist '1,000000' voreingestellt. Der FTE-Faktor wird auf Basis der Hauptressourcenplanung (Master Resource Schedule = MRS) berechnet.
  
  Beispiel: Ein Mitarbeiter arbeitet gemäß MRS 40 Stunden pro Woche. Dies bedeutet, dass er so lange arbeitet, wie es der Standardarbeitsplan vorsieht. Sein FTE-Faktor ist also '1,000000'. Ein anderer Mitarbeiter arbeitet nur 20 Stunden pro Woche. Sein FTE-Faktor beträgt damit '0,500000'. Dieser Wert ergibt sich, indem 40 durch 20 dividiert wird.
  
  Siehe: Standardarbeitsplan anlegen und verwalten

Funktionsebene

In diesem Listenfeld kann die Funktionsebene der Position eines Mitarbeiters gewählt werden. Die wählbaren Werte ergeben sich aus dem Intervall an Funktionsebenen, das beim Anlegen einer Berufsbezeichnung festgelegt wird. Standardmäßig wird als Funktionsebene der niedrigste Wert des Intervalls voreingestellt.

Siehe: Berufsbezeichnungen anlegen und verwalten

Zugriffsrechte

Markieren Sie diese Checkbox, um einer Person, die in den Anwendungen arbeiten muss, Zugriff auf die Verwaltungen zu geben. Als Standard ist die Checkbox nicht markiert.

 

Siehe: Mitarbeiter anlegen und verwalten - Reiter Zugriffsr.

Buttons

Tätigkeit

Über diesen Button wird das gleichnamige Fenster aufgerufen, in dem die Tätigkeiten aufgelistet sind, mit denen eine Person beschäftigt ist. Tätigkeiten können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Tätigkeiten können auch aus einer anderen Person kopiert werden, wobei es möglich ist, diese Daten zur Ziel-Person hinzuzufügen oder die Daten zu überschreiben.

 

Hinweis: Um diesen Button aktivieren zu können, muss das Browserfeld Kreditor gefüllt sein.

 

Auszug

Über diesen Button wird der Kreditorenauszug der Person aufgerufen.

Siehe: Kreditorenauszug

Kopieren

Über diesen Button können diverse Daten, wie Zugriffe, Pläne etc., aus der aktuellen Mitarbeiterverwaltung in die Verwaltung eines neuen Mitarbeiters kopiert werden.

 

Speichern

Über diesen Button wird die Verwaltung der Person gespeichert.

Neu

Über diesen Button wird eine neue Person angelegt.

Schließen

Über diesen Button wird das Fenster Verwalten: Mitarbeiter geschlossen.

Zugehörige Dokumente

• Mitarbeiter anlegen und verwalten - Reiter Budgets
• Mitarbeiter anlegen und verwalten - Reiter Dokumente
• Mitarbeiter anlegen und verwalten - Reiter Zugriffsr.
• Mitarbeiter anlegen und verwalten - Reiter Personenbezogene Datenklassifizierung
• Mitarbeiter anlegen und verwalten - Reiter Zusatz
• Mitarbeiter anlegen und verwalten - Reiter Logbuch 
• Auswahlfenster der Mitarbeiter
• Browser der Mitarbeiter
• Kreditorenauszug
• Sicherheitszugriffe anlegen und verwalten
• Länder anlegen und verwalten
• Bankkontonummern anlegen und verwalten
• Kostenstellen anlegen und verwalten
• Kostenträger anlegen und verwalten
• Berufsbezeichnungen anlegen und verwalten
• Standardarbeitsplan anlegen und verwalten